Bedienungsanleitungen

Ups, wir bräuchten ja auch noch eine Bedienungsanleitung, was nun?

Nach jahrelanger Entwicklung ist das Produkt endlich fertig und wird auf den Markt gebracht. In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Bedienungsanleitung dann noch schnell geschrieben und übersetzt werden muss.

Wie erledigen wir diese „Kleinigkeit“?

Relevanz einer guten Bedienungsanleitung
Die Produktinformation muss dem Leser – dem Anwender der Maschine, Anlage oder Software – korrekt, klar und eindeutig übermittelt werden. Alle Handlungen der Installation, Montage, Inbetriebnahme und Wartung inklusive der Problem- und Störungsanalyse müssen beschrieben werden, ebenso wie alle dabei zu beachtenden Sicherheitsaspekte.
Welche Abwägungen müssen Sie vom Entwurf bis zur fertigen Übersetzung treffen?

Digital, auf Video oder gedruckt: Für welche Form entscheiden Sie sich?
Manchmal genügt eine visuell gestaltete Bedienungsanleitung in Form einer Zeichnung, einer Reihe von Illustrationen oder eines Videos. Als Demo kann eine visuelle Bedienungsanleitung vorteilhaft sein, jedoch ist eine Bedienungsanleitung in gedruckter Form immer noch am üblichsten. Online- und On-Device-Bedienungsanleitungen gewinnen jedoch immer mehr an Beliebtheit.
Der große Vorteil einer Bedienungsanleitung in Papierform ist, dass Sie etwas schnell und einfach nachschlagen können.

Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wofür Sie einen bestimmten Schalter betätigen sollen, finden Sie die Funktionsbeschreibung schneller in einem gedruckten Handbuch. Hier wäre es viel zu umständlich, erst einen Film für eine Anweisung starten zu müssen. Selbst wenn eine Anleitung in gedruckter Form eins zu eins in Bilder umgesetzt wird, sind Sie immer noch abhängig von der Schnelligkeit der Wiedergabe. Bei einer Anleitung in gedruckter Form können Sie dagegen Ihr Lesetempo selbst bestimmen. Kurzum, die Videoanleitungen sind zwar schön anzusehen, aber für „handfeste“ Informationen ist und bleibt die traditionelle Bedienungsanleitung in gedruckter Form doch praktischer.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe bzw. wissen Sie, für wen Sie schreiben?
Es ist wichtig, dass die Produktinformationen der Zielgruppe bzw. dem Anwender der Maschine, der Anlage oder der Software absolut eindeutig, prägnant und wirksam mitgeteilt werden. Darauf sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Bedienungsanleitung achten.
 
Wie können Sie im Voraus Kosten reduzieren?
Niemand liest gerne viel, wenn es nicht unbedingt sein muss. Entwickeln Sie daher eine kurze, praxisbezogene, schriftliche Bedienungsanleitung auf der Grundlage des Minimalismus und der Visualisierung. Verwenden Sie hierzu das „Simplified Technical English“1).
Vermeiden Sie überflüssige Informationen und Adverbien, denn so beschränken Sie Ihre Textmenge. Nebensätze können oft durch ein einziges Adjektiv ersetzt werden. Sprechen Sie den Anwender direkt an und vermeiden Sie das Passiv. Achten Sie auf einen einheitlichen Schreibstil und wiederholen Sie bei Bedarf bestehende Texte. Das Prinzip des Minimalismus sorgt dafür, dass man etwa 30 % schneller lernen kann und 25 % mehr Informationen im menschlichen Gehirn gespeichert werden. Außerdem verläuft die Übersetzung in eine andere Sprache ein Stück weit effektiver und kostengünstiger.

Zudem ist es ratsam, die Texte mit Abbildungen anschaulicher zu gestalten oder den Text komplett durch Abbildungen zu ersetzen. Abbildungen sagen in der Regel mehr als tausend Worte. Zudem ist eine Abbildung auch noch sprachunabhängig. Auf diese Weise reduzieren Sie im Voraus Ihre Übersetzungskosten.
Achten Sie darauf, dass das Verhältnis zwischen Text, Abbildungen und Leerflächen stimmt; dies trägt zu einem besseren Lesefluss und einem besseren Verständnis bei.

Überlassen Sie das Schreiben am besten einem Technischen Redakteur
Der Verfasser steht in direktem Kontakt mit allen beteiligten Experten. Dies können beispielsweise Elektrotechniker, Maschinenbauingenieure, Industriedesigner oder auch Kommunikationsberater oder Wartungstechniker sein. Die Experten stellen die Produktinformationen zur Verfügung und verwenden dabei ihren eigenen Fachjargon. Es ist die Kunst des Autors, diese Informationen in verständlicher Form für den Anwender aufzubereiten, ohne den Verlust von Fakten.

Konform mit den geltenden Richtlinien
In den Niederlanden ist die Erstellung von Bedienungsanleitungen durch NEN5509 genormt. In dieser Norm wird u. a. der Inhalt einer Bedienungsanleitung festgelegt. Des Weiteren werden beispielsweise Empfehlungen für die Schriftgröße oder Anmerkungen auf der Titelseite gegeben.
Als Verfasser einer Bedienungsanleitung sollten Sie die Vorschriften bezüglich der Produktsicherheit und -haftung genau kennen. Diese Vorschriften stehen schließlich oft in direktem Zusammenhang mit den Anforderungen an eine Produktdokumentation und beeinflussen folglich den Inhalt der Bedienungsanleitung. Für professionelle Produkte gelten häufig die CE-Richtlinien für die Gestaltung der Bedienungsanleitung.

Wie kann das alles schnell, konsequent, genau und kostengünstig übersetzt werden?
Für die Übersetzung von vor allem Technischen Dokumentationen können computergestützte Übersetzungsprogramme (CAT-Tools) eingesetzt werden. Textpassagen, die in mehreren Bedienungsanleitungen wiederholt oder wiederverwendet werden – denken Sie an Montage-, Installations- und Sicherheitshinweise sowie Problemanalysen –, können so schnell, genau, effektiv und preiswert in eine andere Sprache übersetzt werden.